Podręcznik dostawcy

POUFNOŚĆ

Definicje

Poza witryną: Lokalizacja, która nie znajduje się w granicach miejsca pracy uczestniczącego dostawcy. Poza siedzibą obejmuje biuro domowe, samochód lub inne miejsce, które nie jest pod fizyczną kontrolą dostawcy.

Na miejscu: Lokalizacja w granicach miejsca pracy uczestniczącego dostawcy.

Chronione informacje zdrowotne (PHI): Indywidualne informacje zdrowotne, które są:

1. Przekazywane przez media elektroniczne
2. Utrzymane na dowolnym nośniku
3. Przekazywane lub utrzymywane w jakiejkolwiek innej formie lub na jakimkolwiek innym nośniku.

Participating providers agree to maintain the medical and claims-related data concerning services provided to members that they would maintain in the normal course of business. Upon reasonable notice and during a facility’s regular business hours, Carelon, its authorized representatives and duly authorized third parties (such as governments and payors) have the right to inspect and/or be given copies of medical records directly related to services rendered to HealthChoices members. Participating providers must ensure that each member’s medical record is treated as confidential so as to comply with all state and federal laws and regulations regarding the confidentiality of patient records.

Participating providers must cooperate with Carelon and payor to ensure that all consents or authorizations to release member records are in conformity with applicable state and federal laws and regulations governing the release of records maintained in connection with mental health and/or substance abuse treatment.

Uczestniczący dostawcy muszą również zapewnić bezpieczeństwo papierowych plików zawierających PHI poza siedzibą firmy zgodnie z następującymi minimalnymi zasadami:

1. Tylko upoważnieni do tego pracownicy usuwają dokumenty papierowe z lokalizacji na miejscu.
2. Zaleca się, aby lokalizacje na miejscu prowadziły dziennik PHI pobranych poza teren zakładu. Dziennik określa, kiedy PHI jest usuwane i kiedy wraca do miejsca pracy.
3. PHI jest poza zasięgiem wzroku osób nieupoważnionych, gdy jest poza terenem zakładu:
   1. ChIZ nie są obsługiwane w bliskim sąsiedztwie nieupoważnionych osób, które mogą być w stanie odczytać PIZ.
   2. PHI nie jest pozostawione bez opieki w niezabezpieczonym obszarze lub pojemnikach.
4. Akta papierowe należy przewozić w pojemnikach, które nie są łatwo otwierane przez nieupoważniony personel, takich jak zamknięte teczki lub zapieczętowane pudełka lub koperty.
5. Dokumenty są przechowywane poza siedzibą w placówce, która powinna mieć:
   1. Bezpieczeństwo całego obiektu
   2. Ochrona przeciwpożarowa, taka jak tryskacze wodne, gaśnice i alarmy
   3. Plan odtwarzania po awarii
   4. Kontrola klimatu, aby papier był wolny od wilgoci
   5. Bezpieczeństwo dostępu z wykorzystaniem identyfikatorów, protokołów logowania personelu, automatycznego wylogowywania i haseł / osobistych numerów identyfikacyjnych
   6. Proces zapobiegania zmianom, zniszczeniu lub niewłaściwemu wykorzystaniu informacji
   7. Proces zgłaszania i reagowania na incydenty bezpieczeństwa

Uczestniczący dostawcy muszą również zapewnić, że wszelkie zapisy są zgodne ze wszystkimi obowiązującymi federalnymi i stanowymi prawami i przepisami dotyczącymi przechowywania, przesyłania i konserwacji takich zapisów, w tym między innymi Ustawy o przenoszeniu i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) z 1996 r. (Prawo publiczne 104-191) ) oraz zasady i przepisy ogłoszone na ich podstawie, a także wytyczne wydane przez Departament Zdrowia i Opieki Społecznej Stanów Zjednoczonych (HIPAA).