Manwal ng Tagabigay

Kumpidensyal

Mga Kahulugan

Off-Site: Isang lokasyon na wala sa mga limitasyon ng lokasyon ng trabaho ng kalahok na provider. Kasama sa off-site ang isang opisina sa bahay, sasakyan, o anumang iba pang lokasyon na hindi nasa ilalim ng pisikal na kontrol ng provider.

On-Site: Isang lokasyon sa loob ng mga limitasyon ng lokasyon ng trabaho ng isang kalahok na provider.

Protected Health Information (PHI): Indibidwal na makikilalang impormasyon sa kalusugan na:

  1. Ipinadala ng electronic media
  2. Pinapanatili sa anumang daluyan
  3. Ipinadala o pinananatili sa anumang iba pang anyo o daluyan.

Participating providers agree to maintain the medical and claims-related data concerning services provided to members that they would maintain in the normal course of business. Upon reasonable notice and during a facility’s regular business hours, Carelon, its authorized representatives and duly authorized third parties (such as governments and payors) have the right to inspect and/or be given copies of medical records directly related to services rendered to HealthChoices members. Participating providers must ensure that each member’s medical record is treated as confidential so as to comply with all state and federal laws and regulations regarding the confidentiality of patient records.

Participating providers must cooperate with Carelon and payor to ensure that all consents or authorizations to release member records are in conformity with applicable state and federal laws and regulations governing the release of records maintained in connection with mental health and/or substance abuse treatment.

Dapat ding panatilihin ng mga kalahok na provider ang seguridad ng mga hard copy na papel na file na naglalaman ng PHI sa labas ng site alinsunod sa mga minimum na panuntunang ito:

  1. Tanging ang mga tauhan na awtorisadong gumawa nito ay nag-aalis ng mga papel na file mula sa mga lokasyon sa site.
  2. Iminumungkahi na ang mga on-site na lokasyon ay magpanatili ng log ng PHI na kinuha sa labas ng site. Tinutukoy ng log kung kailan inalis ang PHI at kapag ibinalik ito sa lokasyon ng trabaho.
  3. Ang PHI ay hindi nakikita ng mga hindi awtorisadong tao habang ito ay nasa labas ng site:
    1. Ang PHI ay hindi pinangangasiwaan nang malapit sa mga hindi awtorisadong indibidwal, na maaaring makabasa ng PHI.
    2. Ang PHI ay hindi pinababayaan sa isang hindi secure na lugar o mga lalagyan.
  4. Ang mga papel na file ay dapat dalhin sa mga lalagyan na hindi madaling mabuksan ng mga hindi awtorisadong tauhan, tulad ng mga naka-lock na briefcase, o mga selyadong kahon o sobre.
  5. Ang mga dokumento ay iniimbak sa labas ng lugar sa isang pasilidad na dapat mayroong:
    1. Seguridad sa buong pasilidad
    2. Proteksyon sa sunog gaya ng mga water sprinkler, fire extinguisher, at alarma
    3. Plano sa pag-aayos pagkatapos ng disaser
    4. Climate control para mapanatiling walang moisture ang papel
    5. I-access ang seguridad na gumagamit ng mga ID badge, personnel log-in protocol, awtomatikong pag-log-off, at mga password/personal na numero ng pagkakakilanlan
    6. Proseso upang maiwasan ang pagbabago, pagkasira, o hindi naaangkop na paggamit ng impormasyon
    7. Proseso para sa pag-uulat at pagtugon sa mga insidente sa seguridad

Dapat ding tiyakin ng mga kalahok na provider na ang anumang mga rekord ay nakakatugon sa lahat ng naaangkop na mga batas at regulasyon ng pederal at estado na may kaugnayan sa pag-iimbak, paghahatid at pagpapanatili ng mga naturang tala, kasama nang walang limitasyon ang Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ng 1996 (Public Law 104-191). ) at ang mga alituntunin at regulasyon na ipinahayag sa ilalim nito, gayundin ang patnubay na inisyu ng United States Department of Health and Human Services (HIPAA).