Manuale del fornitore

GOING ONLINE WITH CARELON

  1. introduzione

    Carelon’s Online Provider Services are designed to give providers easy access to eligibility inquiry, claims status inquiry, electronic claims submission, and provider summary vouchers. These services are provided at no cost to our network providers. Providers can electronically submit claims to our system via a direct, secured modem connection or submit outpatient claims through ProviderConnect, our VeriSign™ secure Internet website. To access ProviderConnect, visit https://pa.carelon.com/providers. Per ottenere un ID utente, fare clic su registrati, compilare il modulo richiesto e fare clic su "invia".

    Users with questions regarding Carelon’s Online Provider Services may review the information on this website. Choose “For Providers”, then “ProviderConnect”, then “Log In”. Providers may also contact our e-Support Services Help Line at 888-247-9311, Monday through Friday from 8:00 am until 8:00 pm Eastern Time or via e-mail at
    e-supportservices@carelon.com.

  2. Elementi essenziali di disponibilità

    Elementi essenziali di disponibilità è un portale per i reclami sicuro, completo e self-service.

    Beginning on March 1, 2022, Availity Essentials becomes the preferred multi-payer portal of choice for submitting the following transactions to Carelon:

    • Richieste di presentazione delle richieste (Direct Data Entry Professional e Facility Claims) o EDI utilizzando il gateway EDI Availity
    • Idoneità e vantaggi
    • Stato del reclamo
  3. Vantaggi in linea

    I reclami presentati elettronicamente riducono i costi di gestione (moduli, acquisto, manodopera, affrancatura, ecc.) associati alla presentazione dei reclami cartacei. I fornitori possono presentare reclami elettronicamente al nostro sistema tramite un sito Web diretto e sicuro.  

    I file dei reclami che superano la verifica del formato vengono trasferiti ai nostri sistemi di elaborazione dei reclami il giorno lavorativo successivo, eliminando la necessità di gestione manuale e inserimento dei dati dei reclami. Questo processo riduce il tempo necessario per essere pagati per i tuoi reclami.

    Authorized providers can check eligibility and submit and track claims using Online Services. Questions regarding claims payment or eligibility that are not answered through Online Services should be addressed with the Carelon Engagement Center.

  4. Diventare un utente online

    I provider devono ottenere un ID utente prima di utilizzare i servizi online.

    1. Servizi di provider online Modulo di richiesta account

      This form authorizes Carelon to receive and process claims electronically and certifies that claims will comply with all laws, rules and regulations governing your contract with Carelon. Providers who wish to have inquiry-only access to our system for the purpose of conducting eligibility inquiries and claim status inquiries must also submit this form. Tutti gli utenti dei Servizi in linea devono compilare questo modulo.

    2. Servizio di provider in linea Modulo di autorizzazione dell'intermediario

      Questo modulo autorizza un'entità esterna, come un agente di fatturazione o un centro di compensazione, a presentare reclami per conto del fornitore. Questo modulo deve essere compilato solo se il fornitore utilizza i servizi di un'agenzia di fatturazione, un centro di smistamento o altre terze parti.

    Upon validation of your information, we will provide a User ID and password for Carelon Online Services. This usually takes one to three business days.

  5. Tipi di fattura: invio di reclami elettronici

    Carelon currently accepts the two primary invoice types for electronic claims submission: the HIPAA compliant 837 Professional and Institutional. Only invoices billed electronically in the HIPAA Standard Transaction and Code Sets format will be accepted.

    If you are using Carelon’s EDI Claims Link for Windows software, the file will automatically be created in our defined layout for each of these invoices.

    Se utilizzerai il tuo software per creare file di reclamo, fai riferimento a Guida all'implementazione HIPAA 837 (professionale o istituzionale)

    Il Carelon’s 837 Companion Guide, che dovrebbe essere utilizzato insieme alla Guida all'implementazione.

  6. Requisiti per l'invio dei file

    Prima di poter iniziare a inviare i file di attestazione di produzione elettronicamente, ti verrà richiesto di inviare i dati del test. Questo test aiuterà a garantire che i file siano nei formati di file corretti.

    Utilizzo del collegamento attestazioni EDI per Windows® (Carelon’s proprietary software) requires less testing. This software meets Carelon electronic claim file format requirements. The only testing that may be necessary is to ensure data accuracy and the transfer of claims data through the process. We strongly suggest that you limit your first few files to just a few claims in the event that you’ve entered inaccurate data that does not pass the verification process.

    If you will be creating HIPAA compliant claim files using any program other than Carelon EDI Claims Link for Windows®, è necessario inviare un file di prova prima di inviare i dati relativi alle dichiarazioni di produzione. L'invio del test verrà eseguito tramite il nostro programma di verifica del formato file. Questo programma verifica l'invio del file rispetto alle specifiche del formato. È necessario ottenere l'ID utente e la password di prova prima di tentare di inviare un file di prova. Il file di test deve contenere il tuo ID utente di test per essere accettato per il test. Dopo aver completato con successo il test, i servizi di e-Support attiveranno il tuo ID utente di produzione.

    Riceverai un feedback per ogni file inviato. Verrai informato tramite un messaggio sulla tua casella di posta, sul nostro sistema di bacheca o sul tuo account di posta Internet se il tuo file ha superato il processo di verifica del formato. Se invii il file utilizzando la nostra interfaccia Web, il numero di tracciamento visualizzato sullo schermo fornisce un collegamento al feedback del file. Se il tuo file non ha superato la verifica del formato, il feedback fornirà spiegazioni per l'errore. Qualsiasi messaggio di errore che non capisci può essere spiegato da e-Support Services. Tieni presente che il processo di verifica del formato del file controlla solo il formato del file. Questo processo non verifica l'accuratezza dei dati relativi alle richieste di risarcimento e non garantisce che la richiesta venga pagata. Si applicano le normali regole di pagamento dei sinistri.

    Production files may be submitted to Carelon seven days per week, 24 hours per day unless system downtime is reported on our Web site. Carelon periodically takes the system down for maintenance and notifies users in advance whenever possible.

  7. Lista di controllo per l'invio dei file

    Per inviare correttamente un file, devi sapere:

    • il tuo ID utente e password
    • il numero totale di reclami
    • i dollari totali fatturati in ogni file

    Le informazioni immesse in queste richieste durante il processo di caricamento devono corrispondere alle informazioni sul file effettivo affinché il caricamento abbia esito positivo.

    Sia che invii il tuo file utilizzando la nostra interfaccia web o il BBS, il nostro sistema convaliderà e accetterà o rifiuterà l'intero invio del file. Per questo motivo, suggeriamo vivamente che il tuo primo file contenga poche affermazioni. Se un reclamo sul file contiene dati che gli impediscono di superare il nostro processo di verifica del formato, l'intero file verrà rifiutato.

  8. Metodi per l'invio dei file

    There are two ways to submit files to Carelon:

    I file possono essere inviati al nostro sito Web Internet se si dispone di un browser con un livello di sicurezza appropriato che supporta la crittografia a 128 bit (come Internet Explorer 5.01 o versione successiva). Accedi semplicemente utilizzando l'ID utente e la password assegnati.

    I file possono essere inviati tramite connessioni modem dirette e protette al nostro sistema di bacheca al numero 888-685-2595

  9. Carelon’s Electronic Claim Submission Policies
    1. Carelon will only accept files for processing that meet the file format specifications as outlined in the HIPAA 837 Implementation Guide. The Carelon 837 Companion Guide integra, ma non sostituisce o contraddice i requisiti della Guida all'implementazione.
    2. Tutti i requisiti descritti in questo manuale sono soddisfatti.
    3. Un rappresentante autorizzato del fornitore, i suoi agenti o assegnatari possono richiedere la documentazione per garantire che tutti i requisiti siano soddisfatti.
    4. Qualsiasi agente di regolamentazione locale, statale e/o federale applicabile può richiedere informazioni effettive utilizzate per fatturare i reclami elettronicamente. Tutte le informazioni così ottenute saranno mantenute riservate in base alle leggi e ai regolamenti locali, statali e/o federali applicabili.
    5. The provider for whom claims are submitted is ultimately responsible for the accuracy and validity of all such claims submitted for payment consideration. Any provider utilizing the services of a third-party entity to report claim information must be in compliance with all local, state, and federal policies and regulations. Both the provider and the third-party entity are required to maintain a record of all services submitted to Carelon for payment consideration.
    6. Tutte le informazioni sui clienti/pazienti raccolte e conservate all'interno del sistema di fatturazione/contabilità di un fornitore o di un'entità di terze parti devono essere conformi a tutte le leggi, politiche e regolamenti sulla riservatezza locali, statali e federali applicabili.
    7. Carelon retains the right to return, reject, or disallow any claim, group of claims or claims files received via the Carelon System pending that claim, group of claims, or claims files correction is in compliance with the file format requirements as stated in the documents cited in Item 1 above.
    8. Un fornitore può utilizzare solo un'entità di terze parti per tipo di fattura per qualsiasi periodo di tempo. Non è consentita la fatturazione elettronica tramite più agenzie di fatturazione, stanze di compensazione o altre entità di terze parti per lo stesso tipo di fattura. I servizi di supporto elettronico devono essere informati se un fornitore cambia entità di fatturazione.
    9. Gli agenti di fatturazione, i centri di compensazione o altre entità terze sono tenuti a garantire che un "Modulo di autorizzazione dell'intermediario"è archiviato per ciascun provider contenuto in qualsiasi file inviato da detto agente.
  10. Elaborazione del caricamento del sistema

    Instructions for uploading electronic claims files to Carelon may be found in the EDI Claims Link for Windows® Manuale dell'utente versione 3.0. E-Support Services è inoltre disponibile per fornire informazioni sul processo di caricamento e/o rispondere a domande sul nostro software.

  11. Invio di reclami diretti

    Gli utenti hanno la possibilità di inviare singole richieste online senza la necessità di creare un batch per una sola richiesta. Ciò avvantaggia chi invia un volume ridotto. Una volta inserite e convalidate le informazioni sul fornitore e sul membro, all'utente verrà richiesto di fornire il resto delle informazioni necessarie per completare la richiesta. La pagina dei risultati conterrà informazioni sull'aggiudicazione in tempo reale.

  12. Richiesta di stato del reclamo

    Gli utenti hanno la possibilità di consultare lo stato dei loro reclami tramite i nostri Servizi online. L'utente deve conoscere il numero di membro, la data di nascita del membro e la data di richiesta del servizio. È inoltre possibile utilizzare un intervallo di date, se l'utente preferisce cercare richieste di diversi mesi per un determinato membro. Ciò riduce le chiamate al servizio clienti per verificare lo stato del reclamo.

    For security and confidentiality reasons, Carelon validates the “pay-to” provider ID associated with the user ID. This information is captured when you request a user ID for Online Services. If you receive a new provider ID from Carelon, please contact e-Support Services to ensure your provider ID is updated for Online Services. Users with more than one “pay-to” provider ID will be required to provide all provider IDs.

  13. Richiesta di idoneità

    Gli utenti hanno la possibilità di verificare lo stato di idoneità di un membro che si rivolge a loro per assistenza. L'idoneità mostrata è un'istantanea attuale e non rifletterà lo stato di idoneità passato o futuro del membro. Devi comunque seguire le normali procedure aziendali per l'autorizzazione e/o la registrazione dell'assistenza. L'idoneità attiva sul nostro sistema non garantisce l'autorizzazione dei servizi.

  14. Contattaci

    Disponibilità:
    Telefono: 1-800-282-4548, dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 20:00 EST
    Sito web: https://www.availity.com/

    Helpdesk EDI:
    Telefono: 888-247-9311, dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 18:00 EST
    Fax: 866-698-6032
    E-mail: e-supportservices@carelon.com

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